Institui os procedimentos para autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada – Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio.
O DIRETOR DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO EMPRESARIAL E INTEGRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º, incisos II e III, da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, e
Considerando as disposições contidas no inciso III do art. 32 e nos arts. 39-A e 39-B da Lei nº 8.934, de 1994; no inciso I do art. 78 do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996; no art. 14 do Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto nº 64.567, de 22 de maio de 1969; no Decreto-Lei nº 305, de 28 de fevereiro de 1967; e nos arts. 1.179 a 1.195 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002;
Considerando o desenvolvimento tecnológico que permite o registro e o lançamento de atos e fatos das empresas de forma eletrônica, garantindo a segurança, a inviolabilidade e a autenticidade dos instrumentos submetidos à autenticação;
Considerando a necessidade de simplificar, uniformizar, modernizar e automatizar os procedimentos relativos à autenticação dos termos de abertura e de encerramento dos instrumentos de escrituração contábil, dos livros sociais e dos livros dos agentes auxiliares do comércio, resolve:
Art. 1º Esta Instrução Normativa consolida as normas e diretrizes gerais acerca dos procedimentos a serem observados para a autenticação de que tratam os arts. 32, inciso III, e 39, inciso I, da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.
Parágrafo único. As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no Brasil, do empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.
§ 1º A autenticação da Escrituração Contábil Digital – ECD, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, desobriga qualquer outra autenticação, nos termos do § 2º do art. 78-A do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996.
§ 2º O balanço patrimonial contido em livro contábil poderá, a critério exclusivo do interessado, ser arquivado no âmbito das Juntas Comerciais, devendo a análise se ater às formalidades legais e extrínsecas do documento.
§ 3º Para os fins do § 2º deste artigo, não há obrigatoriedade de indicação dos dados do livro do qual foi extraído o respectivo balanço.
Art. 3º Os livros de que trata o art. 1º deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas, armazenadas ou não nos servidores das Juntas Comerciais.
Parágrafo único. Os sistemas eletrônicos utilizados devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.
Art. 4º As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor desta Instrução Normativa, não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel, preenchidos ou em branco.
§ 1º Os termos de abertura e de encerramento deverão ser assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
§ 2º Os arquivos dos livros digitais não ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com a sua capacidade tecnológica.
§ 3º O armazenamento dos livros nos servidores das Juntas Comerciais, nos termos do caput, poderá perdurar pelo prazo de 30 dias, nos termos do parágrafo único do art. 39 da Lei nº 8.934, de 1994.
CAPÍTULO II
DOS TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO
Art. 5º Os livros contábeis ou não conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:
I – Termo de abertura:
a) a finalidade a que se destina o livro (nome do livro);
b) o número de ordem;
c) o nome empresarial;
d) o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ;
e) o município da sede ou filial;
f) o número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial; e
g) a data e as assinaturas;
II – Termo de encerramento:
a) a finalidade a que destinou o livro (nome do livro);
b) o número de ordem;
c) o nome empresarial;
d) o período a que se refere a escrituração; e
e) a data e as assinaturas.
§ 1º Em se tratando de agentes auxiliares do comércio, o livro deverá conter, além da finalidade a que destina e o número de ordem, o nome civil, o número de matrícula, o número do Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, a data e a assinatura.
§ 2º As juntas comerciais, de forma automatizada, poderão fazer constar dados adicionais nos termos de abertura e encerramento.
§ 3º Ocorrendo o corrompimento de quaisquer dos instrumentos de escrituração, após observadas as disposições do Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, e recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
Art. 6º Os termos de abertura e de encerramento deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade – CRC.
§ 1º No caso de interessado pessoa jurídica, pode ser utilizada a assinatura eletrônica dela.
§ 2º No caso de assinatura por procurador, o instrumento de mandato, com os poderes necessários, poderá:
I – ser ou estar arquivado na Junta Comercial em processo separado, de modo que deverá ser anotado nos registros de autenticação de livros, o número do arquivamento da procuração; ou
II – ser anexado ao pedido de autenticação do respectivo livro, a fim de instruir a análise, podendo ser mantida a sua imagem no histórico da sociedade para eventuais confrontos.
§ 3º Se o procurador for o próprio contabilista, será necessária apenas a sua assinatura, nos termos do caput.
CAPÍTULO III
DA AUTENTICAÇÃO
Art. 7º A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.
§ 1º A autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas.
§ 2º O contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.
§ 3º Não é de competência das Juntas Comerciais a verificação da sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração, de modo que a autenticação independe da apresentação à Junta Comercial de outro(s) livro(s) anteriormente autenticado(s).
Art. 8º Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os livros devidamente escriturados e de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:
§ 1º A Junta Comercial procederá às autenticações previstas nesta Instrução Normativa por termo, que conterá:
a) identificação: Termo de Autenticação;
b) declaração: declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido;
c) identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;
d) identificação da escrituração, composta por sigla da unidade da federação, nome empresarial, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;
e) informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;
f) identificação dos signatários da escrituração;
g) número de autenticação;
h) número da versão do Termo de Autenticação;
i) localidade;
j) número e a data de autenticação; e
k) hash do Termo de Autenticação e assinatura eletrônica do autenticador.
§ 2º O termo de autenticação deverá ser assinado por servidor devidamente habilitado com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
Art. 9º Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:
I – nome empresarial ou nome civil, conforme o caso;
II – número de ordem;
III – finalidade;
IV – período a que se refere a escrituração;
V – data e número de autenticação do instrumento de escrituração;
VI – número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro; e
VII – Termo de Autenticação, conforme § 1º do art. 8º desta Instrução.
Parágrafo único. Em relação ao legado de livro papel e em microficha, adicionalmente ao disposto nos incisos I a VI:
a) o número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso; e
b) as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos.
Seção I
Autenticação Automática
Art. 10. A autenticação dos termos de abertura e encerramento, preenchidos nos moldes do art. 5º, deverá ser deferida de forma automática quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos moldes do Anexo, bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de arrecadação.
§ 1º A declaração de que trata o caput deverá constar do termo de abertura.
§ 2º A comprovação da autenticação será realizada, por meio eletrônico, mediante recibo emitido pelo sistema público disponibilizado pela Junta Comercial.
§ 3º A autenticação dos instrumentos de escrituração pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados.
Art. 11. O sistema informatizado utilizado pela Junta Comercial deve impedir que dados cadastrais sejam alterados quando do preenchimento dos dados complementares, a fim de evitar divergência entre eles.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS
Art. 12. Os livros relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela se refere, ou pelos atuais responsáveis.
Art. 13. No caso de escrituração contábil descentralizada, o empresário individual, a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada – Eireli e as sociedades que possuírem filial em outra unidade federativa deverão requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.
Parágrafo único. Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender ao disposto nos arts. 5º e 6º desta Instrução Normativa, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde esta se localizar.
Art. 14. No caso de transferência de sede para outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro.
Art. 15. No caso de cisão, fusão e incorporação deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial.
§ 1º Em se tratando de transformação deverá ser dada sequência aos respectivos livros, contudo, devem constar dos termos de abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico.
§ 2º Os instrumentos de escrituração de uma sociedade podem ser transferidos para outra que a suceda, nos termos do art. 9º do Decreto-Lei nº 486, de 1969.
§ 3º Para os efeitos do § 2º deste artigo, deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, que deverá conter, além dos requisitos exigidos para o termo de abertura, a indicação do nome da empresa sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de sucessão.
Art. 16. No caso de empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.
CAPÍTULO V
DO CANCELAMENTO e SUBSTITUIÇÃO DO TERMO DE AUTENTICAÇÃO
Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração.
§ 1º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade.
§ 2º O livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Art. 18. O termo de cancelamento da autenticação será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
§ 1º Tratando-se de legado de livros em papel ou fichas, o termo de cancelamento será lavrado na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação.
§ 2º No novo termo de autenticação, além das informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os livros autenticados por qualquer processo anterior a esta Instrução Normativa permanecerão em uso até que se esgotem.
Art. 20. Ficam revogadas:
I – a Instrução Normativa nº 11, de 5 de dezembro de 2013;
II – a Instrução Normativa nº 69, de 18 de novembro de 2019; e
III – a Instrução Normativa nº 75, de 18 de fevereiro de 2020.
Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor cento e vinte dias após a data de sua publicação.
ANDRÉ LUIZ SANTA CRUZ RAMOS
ANEXO
